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17/6/2009 – No artigo, a gerente de projetos do IDIS, Carla Cabrera Duarte, e a diretora Administrativa da instituição, Silvia Benedini Bertoncini, apontam quais os documentos que, geralmente, os investidores sociais solicitam na hora de fechar uma doação. As profissionais também tratam sobre o método que o Instituto para o Desenvolvimento do Investimento Social utiliza na avaliação qualitativa da instituição pleiteante.

Uma organização da sociedade civil, além de cumprir com sua missão, deve manter atualizada uma série de documentos administrativos, para demonstrar sua regularidade junto aos órgãos públicos e pleitear financiamento para seus projetos sociais e, assim, legitimar suas ações junto aos apoiadores.

Atualmente, os investidores sociais procuram verificar se a instituição está em dia com as obrigações legais. Eles querem que o investimento social seja revertido em impactos positivos para a sociedade. O fato de manter a documentação atualizada, de dar publicidade à aplicação de seus recursos e de possuir título ou qualificação conferida pelo Estado oferece credibilidade à organização e traz confiança ao doador, sendo um fator decisivo na hora da doação.

Muitos doadores possuem alianças com instituições sem fins lucrativos, que estipulam requisitos básicos para concretizá-los. O Instituto para o Desenvolvimento do Investimento Social (IDIS) denomina essa etapa de processo de Validação e a divide em duas análises: uma documental e outra qualitativa. 

Análise Documental

A organização social deve sempre manter os documentos administrativos que comprovam a legalidade perante aos órgãos públicos e fiscalizadores competentes, facilitando a condução de futuras oportunidades.
Abaixo, listamos alguns documentos que podem ser exigidos tanto em um edital de seleção de empresa ou de licitação do governo quanto por investidores sociais:

• Cópia autenticada do estatuto da organização com a última alteração.
• Cópia autenticada da ata  que contenha  a aprovação da diretoria em exercício,  dos membros dos conselhos Administrativo e Fiscal.
• Cópia do cartão atualizado do registro de CNPJ.
• Cópia da certificação (se for o caso): Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (Oscip), Utilidade Pública (Federal, Estadual ou Municipal) , Entidade Beneficente de Assistência Social e OS – Organização Social. Para Oscip’s, instituições de Utilidade Pública Federal e Organizações Estrangeiras, o prazo de validade da certidão é de um ano. Essas organizações devem estar obrigatoriamente cadastradas e em situação legal junto ao Cadastro Nacional de Entidades do Ministério da Justiça (CNE/MJ). A prestação de contas junto ao MJ é anual e ocorre até 30 de junho para as OSCIPs e até 30 de abril para as UPFs . No site do Ministério da Justiça  encontram-se todas as informações sobre como ela deve ser realizada. A expedição da certidão de renovação de título ou de qualificação federal ocorre apenas por meio do Ministério da Justiça.
• Balanço patrimonial e demonstrativo do último exercício financeiro. O documento é fornecido pelo contador/escritório de contabilidade contratado pela instituição.
• Parecer da auditoria sobre os balanços da organização. Para aquelas organizações que possuem título ou qualificação federal, deverá ser observado o valor mínimo exigido.
• Certidões negativas da Previdência Social (INSS) e do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Mesmo que a organização social não tenha funcionários, o documento é necessário para provar que não há necessidade de contribuição ou ainda a inexistência de débitos. A certidão negativa da Previdência Social é válida por seis meses e pode ser solicitada pelo site www.previdencia.gov.br. A certidão do FGTS vale por um mês e também pode ser solicitada via Internet, no site da Caixa Econômica Federal.
• Certidão Negativa de Falência e Concordata. Válida por três meses. Deve ser solicitada junto ao fórum judicial competente da região.
• Prova de quitação com as fazendas Federal, Estadual e Municipal. Essa certidão refere-se a tributos como o Imposto de Renda, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS (estadual) e o Imposto Sobre Serviços – ISS (municipal). No caso do IR, a Receita Federal oferece o serviço pela Internet. É necessário verificar junto a cada governo estadual e municipal como requerer a quitação. Na cidade de São Paulo, por exemplo, a prefeitura disponibiliza a emissão dessas notas através de seu site.
• Dados da conta bancária da organização. Para facilitar a gestão dos recursos financeiros doados a um determinado projeto,  o IDIS aconselha a instituição abrir uma conta corrente específica para a doação. No âmbito governamental, esse é um procedimento obrigatório. Isso facilita a prestação de contas a o investidor que tem maior transparência e visualização dos gastos incorridos.
• Cópia da inscrição em conselhos municipais, estaduais e federal, caso a organização esteja vinculada a algum. Vale lembrar que aquelas que atuam com crianças e adolescentes são consideradas regulares quando inscritas no respectivo Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente.
• Cópia do relatório de atividades. Esse documento, em geral, não é obrigatório, mas ajuda o investidor a compreender o histórico da organização. Recomenda-se o fornecimento do relatório de atividades dos dois últimos anos.

Análise Qualitativa

Além da análise documental o IDIS faz uma análise qualitativa da organização. Para essa análise são considerados Instituição, Indivíduos e Idéia (3Is).

Da instituição, são consideradas questões relacionadas à estrutura organizacional. A história da organização, a forma como surgiu, a sua capacidade de mudança decorrente da mudança de contexto, da participação comunitária e da mudança de liderança são reveladores da forma como a organização se posiciona diante de seus desafios.  São observadas também a gestão e a governança da instituição, a sua capacidade de incluir a comunidade na sua gestão, de trocar lideranças e gestores, de organizar seus recursos humanos, de se articular e de se relacionar com parceiros internos e externos à comunidade e de realizar uma boa captação de recursos por meio de uma gestão eficiente.

A ideia da organização, a sua missão, a profundidade da concepção de seu trabalho e dos projetos que realiza, a sua capacidade de inovar e de aprender com a sua prática são outros itens que compõem a análise qualitativa. Aqui, inclui-se também sua capacidade de fazer com que o conhecimento gerado na organização seja um patrimônio imaterial, passível de ser compartilhado.

Uma relação horizontal com a comunidade é pressuposto para que um projeto social gere impacto e o investimento realizado seja eficaz. Na análise, leva-se em conta se os envolvidos com a organização são receptores passivos de um benefício ou atuam como protagonistas participantes da mudança da própria realidade.

Por fim, as lideranças da organização são também observadas. São analisados o nível de motivação e comprometimento dos indivíduos para o trabalho na instituição. A flexibilidade, a permeabilidade e a competência na articulação dos indivíduos na relação com colaboradores, com a comunidade e com parceiros, bem como o profissionalismo e transparência nas relações.

Carla Cabrera Duarte é gerente de projetos do IDIS nas áreas de investimento social na comunidade e de investimento social corporativo. Silvia Benedini Bertoncini é diretora Administrativa do IDIS, com ampla experiência em gestão administrativa e financeira de organizações sociais.

Fonte: http://www.idis.org.br/biblioteca/artigos/documentos-em-ordem-sao-imprescindiveis-para-pleitear-financiamento/